Mehrwertsteuer berechnen für Selbstständige

Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer, Vorsteuer -- Was ist was?

Kurz vorweg: Mehrwertsteuer (MwSt.) und Umsatzsteuer (USt.) sind dasselbe. Der offizielle Begriff im Gesetz ist Umsatzsteuer, umgangssprachlich sagt man Mehrwertsteuer. In diesem Guide verwenden wir beide Begriffe synonym.

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf zahlst (z.B. für Software, Hardware, Büromaterial). Du darfst sie von der Umsatzsteuer abziehen, die du an das Finanzamt abführst. Das nennt man Vorsteuerabzug.

Beispiel: Du stellst einem Kunden 1.000 EUR netto in Rechnung und schlägst 190 EUR USt. auf. Gleichzeitig hast du ein Tool für 100 EUR netto + 19 EUR USt. gekauft. An das Finanzamt zahlst du: 190 EUR (eingenommene USt.) minus 19 EUR (gezahlte Vorsteuer) = 171 EUR.

Die Steuersätze: 19% und 7%

In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuersätze:

19% -- Regelsteuersatz: Gilt für die meisten Dienstleistungen und Waren. Als Freelancer (Entwickler, Designer, Berater, etc.) stellst du fast immer 19% in Rechnung.

7% -- Ermäßigter Steuersatz: Gilt für bestimmte Waren und Dienstleistungen, darunter Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, bestimmte kulturelle Leistungen und -- relevant für manche Freelancer -- urheberrechtliche Nutzungsrechte. Wenn du als Texter oder Fotograf Nutzungsrechte einräumst, kann der ermäßigte Satz gelten. Kläre das mit deinem Steuerberater.

So rechnest du Netto und Brutto um

Netto zu Brutto (Aufschlag)

Brutto = Netto x (1 + Steuersatz)

1.000 EUR netto x 1,19 = 1.190 EUR brutto (bei 19%)
1.000 EUR netto x 1,07 = 1.070 EUR brutto (bei 7%)

Brutto zu Netto (Herausrechnen)

Netto = Brutto / (1 + Steuersatz)

1.190 EUR brutto / 1,19 = 1.000 EUR netto (bei 19%)
1.070 EUR brutto / 1,07 = 1.000 EUR netto (bei 7%)

Steueranteil berechnen

USt. = Brutto - Netto oder USt. = Netto x Steuersatz

1.000 EUR x 0,19 = 190 EUR Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)

Als umsatzsteuerpflichtiger Freelancer musst du regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen:

Monatlich: Im Gründungsjahr und im Folgejahr, oder wenn deine USt.-Zahllast im Vorjahr über 7.500 EUR lag
Quartalsweise: Wenn deine USt.-Zahllast zwischen 1.000 und 7.500 EUR lag
Befreit: Wenn deine Zahllast unter 1.000 EUR lag (nur Jahreserklärung nötig)

Die UStVA muss elektronisch über ELSTER eingereicht werden, bis zum 10. des Folgemonats (bei Dauerfristverlängerung bis zum 10. des übernächsten Monats).

Tipp: Dauerfristverlängerung beantragen! Damit bekommst du einen Monat mehr Zeit. Der Antrag wird einmalig gestellt und gilt bis auf Widerruf. Dafür musst du eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Zahllast leisten.

Vorsteuerabzug richtig nutzen

Du darfst die Umsatzsteuer abziehen, die dir andere Unternehmer in Rechnung stellen. Voraussetzungen:

Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener USt.
Die Leistung ist betrieblich veranlasst
Du bist selbst umsatzsteuerpflichtig (nicht Kleinunternehmer)

Typische Vorsteuer-Positionen für Freelancer:

Software-Abos (Adobe, Figma, etc.)
Hardware (Laptop, Monitor, etc.)
Büromaterial und Fachliteratur
Coworking-Space
Telefon und Internet (betrieblicher Anteil)
Weiterbildung und Konferenzen
Bewirtungskosten (70% des Nettobetrags)

Kleinunternehmerregelung -- Die Alternative

Wenn dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen. Dann stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung und musst keine UStVA abgeben. Im Gegenzug hast du keinen Vorsteuerabzug.

Die aktuellen Umsatzgrenzen und Details findest du in unserem separaten Guide zur Kleinunternehmerregelung.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Du hast hauptsächlich Privatkunden (B2C) -- die zahlen sonst den Bruttopreis
Du hast geringe betriebliche Ausgaben (wenig Vorsteuer zum Abziehen)
Du willst den Verwaltungsaufwand minimieren

Wann lohnt sie sich NICHT?

Du hast B2B-Kunden (die ziehen die USt. eh als Vorsteuer ab)
Du hast hohe betriebliche Ausgaben (du verlierst den Vorsteuerabzug)
Du willst nicht, dass Kunden dein Umsatzvolumen abschätzen können

Reverse Charge bei internationalen Kunden

Wenn du Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringst, gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, und der Kunde führt die Steuer in seinem Land ab. Voraussetzungen:

Dein Kunde ist ein Unternehmen (B2B) mit gültiger USt-IdNr.
Du hast eine eigene USt-IdNr. (beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen)
Auf der Rechnung steht: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)"

Für Kunden außerhalb der EU gelten ähnliche Regeln, aber die Dokumentation ist aufwändiger.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer?

Keiner. Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer sind dasselbe. Der offizielle juristische Begriff ist Umsatzsteuer (USt.), umgangssprachlich sagt man oft Mehrwertsteuer (MwSt.). In Rechnungen und Steuererklärungen solltest du den Begriff "Umsatzsteuer" verwenden.

Muss ich als Freelancer Umsatzsteuer berechnen?

Ja, als Regelbesteuerer musst du 19% Umsatzsteuer auf deine Leistungen aufschlagen. Einzige Ausnahme: Du nutzt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Dann stellst du keine USt. in Rechnung, kannst aber auch keine Vorsteuer abziehen. B2B-Kunden in der EU können unter Reverse Charge ohne USt. abgerechnet werden.

Wie oft muss ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Das hängt von deiner Zahllast ab: Im Gründungsjahr und Folgejahr monatlich. Danach: monatlich bei Zahllast über 7.500 EUR/Jahr, quartalsweise bei 1.000-7.500 EUR, und bei unter 1.000 EUR reicht die Jahreserklärung. Frist: bis zum 10. des Folgemonats (mit Dauerfristverlängerung bis zum 10. des übernächsten Monats).

Was ist eine Dauerfristverlängerung und wie beantrage ich sie?

Die Dauerfristverlängerung gibt dir einen Monat mehr Zeit für die UStVA. Statt bis zum 10. des Folgemonats hast du bis zum 10. des übernächsten Monats Zeit. Beantragung: Formular 7004 über ELSTER einreichen. Du musst dafür eine Sondervorauszahlung leisten (1/11 der Vorjahres-Zahllast). Der Antrag gilt bis auf Widerruf.

Wie funktioniert Reverse Charge bei EU-Kunden?

Beim Reverse-Charge-Verfahren stellst du EU-Geschäftskunden Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Der Kunde ist als Leistungsempfänger steuerpflichtig und führt die USt. in seinem Land ab. Voraussetzung: B2B-Geschäft, beide Seiten haben USt-IdNr., Hinweis auf Reverse Charge auf der Rechnung. Die Leistung muss in der Zusammenfassenden Meldung gemeldet werden.