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Kostenlos startenPflichtangaben auf einer Rechnung in Deutschland
Was muss auf jede Rechnung?
Laut §14 UStG muss jede Rechnung in Deutschland folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
- Steuernummer oder USt-IdNr. -- deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum -- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer -- einmalig und nachvollziehbar
- Menge und Art der Lieferung/Leistung -- genaue Beschreibung, was du geliefert hast
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung -- wann du die Leistung erbracht hast
- Nettobetrag -- aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag -- 19% oder 7%, oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Bruttobetrag -- die Gesamtsumme
Sonderfall Kleinunternehmer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss folgender Hinweis auf die Rechnung:
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
GoBD-konform arbeiten
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen:
- Unveränderbarkeit: Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht nachträglich verändert werden. Korrekturen erfolgen über Stornorechnungen oder Gutschriften.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnung muss einer Leistung zugeordnet werden können.
- Aufbewahrung: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Ordnung: Rechnungsnummern müssen lückenlos und chronologisch vergeben werden.
Tipps für professionelle Rechnungen
Zahlungsziel angeben: Formuliere klar, bis wann du Zahlung erwartest. Beispiel: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang." Das beschleunigt den Zahlungseingang deutlich.
Skonto anbieten: Ein kleiner Rabatt bei schneller Zahlung (z.B. "2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen") kann deine Liquidität verbessern.
Bankverbindung nicht vergessen: Klingt banal, aber fehlende oder falsche Bankdaten sind ein häufiger Grund für verspätete Zahlungen.
Leistungsbeschreibung detailliert formulieren: "Webdesign" reicht nicht. Besser: "Konzeption und Umsetzung der Startseite inkl. responsivem Design, 2 Korrekturschleifen, Zeitraum: 01.02.-15.02.2026." Das vermeidet Rückfragen und Streit.
Häufige Fehler bei Rechnungen
- Steuernummer oder USt-IdNr. vergessen
- Leistungszeitraum fehlt
- Rechnungsnummer doppelt vergeben
- Falscher Steuersatz (7% statt 19% oder umgekehrt)
- Kein Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum verwechselt
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Deutschland enthalten?
Eine Rechnung muss laut §14 UStG enthalten: Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und -betrag sowie Bruttobetrag.
Wie muss die Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Die Rechnungsnummer muss lediglich einmalig und fortlaufend sein. Bewährte Formate sind z.B. "2026-001", "RE-2026-0001" oder "F2026-0315-01". Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und die Abfolge nachvollziehbar ist.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Du musst stattdessen einen Hinweis auf die Rechnung schreiben, z.B.: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Vergisst du diesen Hinweis, kann das Finanzamt die ausgewiesene Steuer trotzdem einfordern.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, muss aber GoBD-konform sein.
Kann ich eine Rechnung nachträglich korrigieren?
Eine bereits versendete Rechnung darf nicht einfach geändert werden (GoBD). Der korrekte Weg: Erstelle eine Stornorechnung (Gutschrift), die die fehlerhafte Rechnung aufhebt, und stelle anschließend eine neue, korrekte Rechnung aus. Die Stornorechnung muss auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.