Mahnung schreiben als Freelancer: Vorlage + Anleitung

Mahnung schreiben als Freelancer – wann und warum das nötig ist

Kennt jeder Freelancer: Die Rechnung wurde verschickt, das Zahlungsziel ist längst verstrichen, aber auf dem Konto tut sich nichts. In solchen Momenten musst du als Freelancer eine Mahnung schreiben – und das am besten schnell und korrekt.

Die gute Nachricht: Eine Mahnung ist kein großes Drama und auch kein Anwaltsjob. Mit der richtigen Vorlage und ein bisschen Wissen erledigst du das in zehn Minuten. Dieser Artikel zeigt dir, wie.

Wann ist ein Kunde überhaupt im Zahlungsverzug?

Bevor du eine Mahnung verschickst, kurz zur Rechtslage – damit du weißt, wann du überhaupt mahnen darfst.

Automatischer Verzug nach 30 Tagen: Laut § 286 Abs. 3 BGB gerät ein Schuldner automatisch in Verzug, wenn er eine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang zahlt. Das gilt allerdings nur, wenn auf der Rechnung auf diese Frist hingewiesen wird.

Praktisch bedeutet das:

• Steht auf deiner Rechnung "Zahlungsziel 14 Tage" und die Frist ist verstrichen → du kannst sofort mahnen
• Ohne konkretes Zahlungsziel → nach 30 Tagen tritt automatisch Verzug ein (wenn du Verbraucher-Kunden hast, brauchst du trotzdem eine Mahnung)
• Bei B2B-Kunden (andere Unternehmen, Freelancer, GmbHs) → nach 30 Tagen automatischer Verzug, du kannst aber auch vorher mahnen

Kurz gesagt: Wenn das Zahlungsziel deiner Rechnung überschritten ist, bist du auf der sicheren Seite.

Muss ich wirklich mahnen? Kann ich nicht direkt klagen?

Technisch gesehen kannst du in manchen Fällen direkt den Anwalt einschalten. Praktisch ist das aber selten sinnvoll – aus zwei Gründen:

1. Verhältnismäßigkeit: Für eine offene Rechnung über 800 Euro direkt mit dem Anwalt zu drohen, beschädigt die Kundenbeziehung dauerhaft.
2. Beweislast: Im Streitfall musst du nachweisen, dass du den Kunden auf die Schuld hingewiesen hast. Eine dokumentierte Mahnung ist dieser Beweis.

Mein Tipp aus der Praxis: Erst freundliche Zahlungserinnerung, dann erste Mahnung, dann zweite Mahnung mit Fristsetzung – erst danach Inkasso oder Anwalt. Das wirkt professionell und schützt dich rechtlich.

Der Unterschied: Zahlungserinnerung vs. Mahnung

Diese beiden Begriffe werden oft durcheinandergebracht.

In der Praxis starte ich immer mit einer Zahlungserinnerung per E-Mail – formlos, kurz, freundlich. Meldet sich der Kunde nicht, folgt die erste offizielle Mahnung per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Post.

Was muss eine Mahnung enthalten?

Eine Mahnung ist kein Formular mit 50 Pflichtfeldern. Sie muss aber bestimmte Mindestangaben haben, damit sie rechtlich wirksam ist.

Pflichtangaben in der Mahnung:

• Dein Name und deine Kontaktdaten
• Name und Adresse des Kunden
• Datum der Mahnung
• Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (Rechnungsnummer + Datum)
• Offener Betrag (exakt, inkl. MwSt. wenn du umsatzsteuerpflichtig bist)
• Neue Zahlungsfrist (konkret: "bis zum TT.MM.JJJJ")
• Ankündigung weiterer Schritte bei Nichtzahlung

Optional, aber sinnvoll:

• Mahngebühren (5–15 Euro bei Privatpersonen üblich, bei B2B 40 Euro Pauschale möglich)
• Verzugszinsen (aktuell 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Punkte bei B2B)
• Hinweis auf Schufa-Eintrag (nur wenn du das wirklich tust)

Wichtig: Übertreibe es nicht mit Drohungen, die du nicht umsetzt. Das wirkt unprofessionell und kann im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen haben.

Auch bei der Rechnung selbst lohnt ein Blick auf die Pflichtangaben auf Rechnungen für Freelancer – Fehler dort verzögern die Zahlung oft von Anfang an.

Mahnung schreiben als Freelancer: Vorlage

Hier kommt eine Vorlage, die du direkt anpassen und verwenden kannst.

Dein Name / Dein Unternehmen
Deine Straße 12
12345 Deine Stadt
deine@email.de

Kundenname
Kundenstraße 34
67890 Kundenstadt

Deine Stadt, TT.MM.JJJJ

Betreff: Mahnung – Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM]

Hallo [Kundenname],

leider haben wir bis heute noch keinen Zahlungseingang für unsere Rechnung Nr. [RECHNUNGSNUMMER] vom [DATUM] festgestellt.

Offener Betrag: [BETRAG] Euro
Ursprüngliches Zahlungsziel: [DATUM]
Neue Zahlungsfrist: [DATUM + 7–14 Tage]

Wir bitten dich, den offenen Betrag bis zum [NEUE FRIST] auf folgendes Konto zu überweisen:

Kontoinhaber: [Dein Name]
IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00
Verwendungszweck: Rechnungsnummer [RECHNUNGSNUMMER]

Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachte diese Mahnung als gegenstandslos.

Falls du Fragen hast oder es einen Grund für die verspätete Zahlung gibt, melde dich gerne direkt bei mir. Bei Nichtzahlung innerhalb der gesetzten Frist sehe ich mich gezwungen, weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Diese Vorlage funktioniert für erste und zweite Mahnung. Bei der zweiten Mahnung erhöhst du den Ton leicht und verkürzst die Frist auf 7 Tage.

Mahngebühren: Darf ich die wirklich berechnen?

Ja, aber mit Maß.

Bei Privatkunden: Du kannst eine Mahnpauschale von 5–15 Euro pro Mahnung berechnen, wenn das vorher vereinbart war (z. B. in deinen AGB). Ohne AGB-Regelung ist es schwieriger durchzusetzen.

Bei Geschäftskunden (B2B): Der Gesetzgeber sieht automatisch eine Verzugspauschale von 40 Euro vor (§ 288 Abs. 5 BGB). Die kannst du berechnen, ohne das extra zu vereinbaren.

Verzugszinsen: Ebenfalls gesetzlich geregelt. Bei B2B: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Du musst sie nicht berechnen, kannst es aber.

Mein ehrlicher Rat: Bei kleineren Beträgen und Stammkunden lass die Mahngebühren weg. Der Goodwill ist mehr wert als 10 Euro. Bei wiederholten Zahlern oder großen Beträgen – ruhig berechnen, das ist dein gutes Recht.

Was tun, wenn die Mahnung ignoriert wird?

Du hast zweimal gemahnt, keine Reaktion. Jetzt hast du diese Optionen:

Option 1: Inkasso-Dienstleister

Ein Inkasso-Büro übernimmt die Beitreibung, du bekommst (meist) deinen Betrag abzüglich einer Provision. Sinnvoll ab ca. 200 Euro offener Forderung.

Option 2: Gerichtliches Mahnverfahren

Du beantragst online einen Mahnbescheid über das Amtsgericht (mahngerichte.de). Kostet wenig, der Schuldner hat 14 Tage Widerspruchsfrist. Kein Anwalt nötig bis zu dieser Stufe.

Option 3: Anwalt

Bei größeren Beträgen (ab 500–1000 Euro) lohnt sich ein Anwalt für ein Abmahnschreiben oder die Klage. Die Kosten trägst zwar du vor, holst sie dir aber bei Erfolg zurück.

Option 4: Auf Zahlung verzichten

Klingt komisch, ist aber manchmal die beste Option: Bei kleinen Beträgen unter 50 Euro, wenn der rechtliche Aufwand unverhältnismäßig ist. Dann lieber lernen und diesen Kunden künftig nach Vorkasse arbeiten lassen.

Mahnprozess von Anfang an vermeiden – so geht's

Das Beste am Mahnen ist, es gar nicht zu brauchen. Hier sind fünf Maßnahmen, die wirklich helfen:

1. Klare Zahlungsziele auf jede Rechnung – 14 Tage ist Standard, 7 Tage bei neuen Kunden
2. Vorkasse oder Anzahlung bei Projekten über 1.000 Euro (50% vor Start ist legitim)
3. Mahnfrist sofort im Auge behalten – nicht erst nach 6 Wochen merken, dass eine Rechnung offen ist
4. Automatische Zahlungserinnerungen einrichten – viele Kunden zahlen einfach schneller, wenn sie erinnert werden
5. Neue Kunden zuerst kleinere Aufträge – so lernst du ihre Zahlungsmoral kennen, bevor du große Projekte startest

Wenn du viele Rechnungen schreibst, lohnt sich ein Tool, das diese Prozesse automatisiert. Mit heyAbbot kannst du Zahlungserinnerungen automatisch versenden und siehst auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind – bevor du manuell mahnen musst.

Und wenn du Rechnungen noch per Hand oder in Word erstellst: Unser Rechnungs-Generator erstellt dir rechtssichere Rechnungen in Sekunden, inklusive aller Pflichtangaben.

Häufige Fehler beim Mahnung schreiben als Freelancer

• Zu lange warten: Viele Freelancer warten 6–8 Wochen, bevor sie mahnen. Das ist zu lang. Nach 7 Tagen Überschreitung des Zahlungsziels ist eine Zahlungserinnerung absolut angemessen.
• Falsche Beträge: Rechne den offenen Betrag immer genau nach. Ein falscher Betrag gibt dem Kunden eine Ausrede.
• Keine Frist setzen: Eine Mahnung ohne konkrete Zahlungsfrist ist wirkungslos.
• Leere Drohungen: Wenn du schreibst "wir werden rechtliche Schritte einleiten", dann tue es auch – sonst wirst du nicht ernst genommen.
• Unprofessioneller Ton: Auch wenn du wütend bist – sachlich bleiben. Eine aggressive Mahnung kann dir selbst rechtlich schaden.

Fazit: Mahnung schreiben als Freelancer ist Routine, keine Ausnahme

Wer lange genug selbstständig ist, wird unweigerlich mahnen müssen. Das ist keine Niederlage, sondern normales Business. Mit der richtigen Vorlage und einem klaren Prozess erledigst du das professionell und ohne Stress.

Kurz zusammengefasst:

• Zahlungserinnerung nach Ablauf des Zahlungsziels
• Erste Mahnung nach 7–10 Tagen ohne Reaktion
• Zweite Mahnung mit verkürzter Frist und klarer Ankündigung
• Inkasso oder Mahnbescheid wenn alles nichts hilft

Und wer den Prozess automatisieren will: Kostenlos starten mit heyAbbot und nie wieder manuell hinterherrennen.